淮南市政务中心会议室管理规范

第一章  目的

规范会议室管理。明确各部门使用会议室的申请使用流程及规定，特制定此管理规范。

第二章  范围

会议室包括公用的主楼，建设活动中心，档案馆的所有会议室及会见厅。

第三章  管理规范

一、会议室预定部门

东华物业客服中心

二、会议室使用规定

1、 由市管局统一管理，东华物业客服中心统筹安排使用；

2、 会议室的安排遵循“保证重点、相对固定、就近安排、统一调配”的原则，遇特别紧急或重要会议。申请人应通知客服中心调整。A座6层和9层的会议室不作部门会议室安排。

3、 使用部门应按预约的时间内使用，尽量避免超时使用，如在紧接的时间段内，已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人需终止该会议室（如遇紧急会议，部门之间尽量相互礼让协商）。

4、 使用部门在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备等。如因个人原因造成设施设备损坏，需赔偿。会议室内的所有设施及设备，未经许可不能带出会议室。

5、 会议使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁卫生，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为。

6、 如使用部门临时取消会议室申请，再需使用时需重新申请。

第四章  程序

1、 部门或个人可通过物业客服中心查询会议室的使用情况；使用部门向客服中心申请会议室，由专人预定，并提出使用会议室的相应要求；

2、 物业客服中心根据申请使用会议室部门提出的要求做出相应的安排，并记录《会议室使用登记表》；

第五章 会议室分类

一、会议室的分类使用

根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为二类会议（日常接待）、一类会议（重要领导和贵宾）、临时会议。

1、 二类会议（日常会议）：

1） 楼层客服人员于每日早上7:40-7:50分客服中心集合进行客服部每日晨会，于8:00到达楼层岗位，8:10-8:30分时段完成以下工作：将楼层各会议室的门打开通风并检查卫生情况；将楼层各茶水间的开水器的烧水阀打开保证当会议开始时有足够的开水使用。

2） 每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。

3） 会服人员必须注意自己的仪容仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前30分钟到达会场做好所有准备工作。

4） 到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备设施是否完好、会议物资是否到位，发现异常情况无法处理时应及时向上级主管领导报告；

5） 参会人员进入会场后，会服人员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。

6） 与会人员基本到齐后，会服人员将会议室内茶水添加一遍后，退出会场并在会场门口待岗，每隔10-15分钟到会议室加茶水，直至会议结束。

7） 在加茶水过程中，会议接待员应留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；

8） 会议接待主管必须到场监督会服人员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；

9） 如接到通知，会议临时需要的物资，应10分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。

10） 会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、临时增加的椅子等）及时复原，如果桌面及地面比较脏，应通知保洁人员到场清洁，清洁后会服人员将照明灯、空调、门窗关好。

11） 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。

2、 一类会议（重要领导及贵宾）

1）会服人员接到中、大型及重要会议通知后，应第一时间与预定会议人员联系，了解会议的需求。

2）提前一天对会议室进行全面检查，与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、席卡、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；会议开始前5分钟，会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好（下午好），进行最后一次试音”，验证会议系统是否准备妥当。

3）会议接待员必须注意自己的仪容仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前60分钟到岗，并于会议开始前30分钟将一切准备工作做到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。

4）按标准的程序开展工作，大型会议适当增加会务人员。

5）会议快结束时，会服人员在会议室门外站好准备欢送参会人员；

6）客服部管理人员须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；

7）如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会议；机电设备部人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证走火通道的畅通，紧急情况下，应有会议服务人员在场进行疏导。

8）会议结束后，清理会场，检查设施设备，关闭一切电源开关。

3、临时会议

接到通知后，会议接待人员应10分钟内到场，按照日常会议程序开展工作。